"Er moet een stevig iemand aan het team worden toegevoegd"
We worden gevraagd bij een 'probleemteam.' De directie zit flink in de maag met een onderhoudsteam.
Directie: "Het team functioneert niet optimaal, het kabbelt wat. Beslissingen worden niet genomen, of het duurt lang voordat er witte rook zichtbaar is. Niemand voelt zich volledig verantwoordelijk. Er worden flink wat fouten gemaakt, het teamresultaat laat te wensen over, maar iedereen houdt elkaar de hand boven het hoofd. We hebben deze zomer daarom een stevig iemand aangenomen, met veel ervaring. Hij moet de boel daar weer op de rit zien te krijgen, maar stuit op enorme weerstand. Nu weten we het even helemaal niet meer."
De vraag die allereerst opkomt in dit soort gevallen is: "Wat is hier werkelijk aan de hand?"
Om die vraag te beantwoorden brengen we het hele team bij elkaar. We zorgen voor veiligheid, zodat iedereen zich vrij voelt om zich uit te spreken. Pas daarna gaan we in gesprek over waar de schoen wringt en zorgen ervoor dat ook de mensen die niet meteen iets te zeggen hebben, zich betrokken voelen en meedoen.
Wat we willen weten is:
Gaat dit probleem over de inhoud, of over de relatie?
De teamleden schrijven al hun frustratie op post-its, en plakken dit op een flipover. Links inhoud, rechts relatie. Al snel komen de verhalen los en blijkt dat de problemen vooral op inhoudsniveau aanwezig zijn. Processen zijn niet duidelijk en rollen zijn niet duidelijk. Iedereen werkt naar beste eer en geweten. Verder vinden ze 'de nieuwe' behoorlijk bijdehand. Uiteindelijk blijkt dat deze frisse wind een opdracht tot enige doortastendheid heeft meegekregen van de directie, wat niet gedeeld werd met het team. Dat bleek de kern van het probleem.
Met het team hebben we de processen verbeterd dmv een waardestroom. De orkaan ging liggen en de frisse wind werd uiteindelijk teamleider. Het gedoe in het team werd minder, omdat men nu beter wist wie wat moet doen en waar de verantwoordelijkheden liggen.
Valkuil
Stel dat je als teamcoach bij dit team gevraagd zou worden en de gesprekken vooral zou richten op relatieniveau; op elkaar beter leren kennen, leren waarderen, elkaar accepteren zou je veel kunnen bereiken. Je haalt er echter niet de angel mee weg. Als de doelen en processen niet duidelijk zijn, zal er altijd weer ruis ontstaan en discussies laaien weer op.