Als je hier iets zegt ben je de Sjaak.
Ik begeleid een teamsessie van een groot bouwbedrijf. We zijn bezig om processen te verbeteren door middel van een waardestroom (een VSM voor de kenners). Op een brownpaper hebben we het huidige proces gestickerd en we zijn met elkaar aan het onderzoeken welke elementen uit de waardestroom we kunnen verbeteren. Ruben doet de hele tijd actief mee en wijst nu een post-it aan: "Dat document wat we voor deze stap in het proces gebruiken is een gedrocht. Dat zouden we een keer goed tegen het licht moeten houden, het kan veel simpeler." De rest van de groep, een man of acht, beaamt wat Ruben zegt. "Mooi Ruben, dan mag jij dat gaan doen," zegt Jesse, de teamleider. De rest knikt opgelucht en doet er een schepje bovenop. "Ja Ruben, echt iets voor jou, jij houdt van dingen uitzoeken." Ruben staat er stil bij. Hij heeft ziende spijt. Spijt van zijn initiatief. "Ja jongens," zegt hij met een wat beteuterde stem, "het was niet de bedoeling dat ik dat dan moest gaan doen?" "Wie A zegt moet ook B zeggen en het was tenslotte jouw idee," zegt Jesse weer. Niemand in de groep springt Ruben bij. Ruben zelf mompelt: "Dan zeg ik ook niks meer als ik meteen de Sjaak ben bij alles." De toon is gezet. Het half uur erna verloopt de sessie stroperig, er is weinig beweging en inbreng. De groep heeft duidelijk iets geleerd. Als je hier iets zegt krijg je er werk bij.
Dit soort situaties is dodelijk voor het nemen van initiatief en creëert een onveilige werksfeer. Het is een aanname dat mensen die een goed idee hebben ook goed zijn in het oppakken en het uitwerken van het initiatief. Meestal zelfs niet. Door iemand ook meteen de Sjaak te maken bij elk initiatief heeft als gevolg dat mensen zeer overwogen met hun idee naar buiten komen en meestal zelfs niet.
Wat kan wel?
De initiatiefnemer kan weliswaar eigenaar zijn van het idee, maar hoeft het idee niet zelf uit te werken. Hij of zij kan mensen om zich heen verzamelen die de expertise hebben om hiermee aan de slag te gaan. Zo wordt er zicht gehouden op het proces en doet iedereen waar hij of zij goed in is. En voorkom je dat mensen hun wijsheid in de groep brengen en niet hun mond houden.